緊急度・重要度マトリクスに加え、今すぐできるかどうかの尺度を導入して、小さなタスクをすばやく片付ける

仕事が終わらなくてまじで辛い。

今まではタスクリストを使ってやるべき仕事を可視化していたが、仕事量の増加に伴ってタスクリストだけでは仕事が思うように進まなくなってきた。

というのも、タスクリストは無尽蔵に増え続けていくので、優先度が付けにくいという問題がある。

そんな場合にオススメなのが緊急度・重要度マトリクス。タスクの優先順位をつける手法としてごく一般的なもの。

俺の場合は、更に緊急度・重要度に加えて『今すぐ出来る』『時間がかかる』という尺度を付け加えてる。

そうすることで圧倒的に仕事がはかどるようになる理由と、使い方の具体例を紹介します。

仕事の整理に効く！重要度・緊急度マトリックスとは

	重要	重要でない
緊急	1象限	3象限
緊急でない	2象限	4象限

緊急度・重要度マトリクスは、タスクや問題を四つの象限に分類するツール。

緊急度とはタスクの締め切りや時間的制約、重要度は目標にどの程度関連があるかを示します。

「重要かつ緊急なもの」、「重要だが緊急でないもの」、「緊急だが重要でないもの」、「緊急でも重要でもないもの」の4つに仕事を分類しようというものです。

そうすることでタスクの優先度を把握し、効率的にタスクを実行することができると言われています。

緊急度・重要度マトリクスの弱み：４分類した中でも優先度が付けられない

緊急度・重要度マトリクスは確かに、数あるタスクを今すぐやらなければいけない重要な仕事、すぐやったほうが良いけどさほど重要ではない仕事、など分けられるのが良いところです。

しかし、現実問題はそううまくいかない。

なぜなら、仕事というのは往々にして緊急かつ重要である事が多い。

緊急かつ重要なものが多すぎて、なにかしている最中にも別の仕事のことを考えてしまうなど、焦りに繋がり、結果として仕事の効率が落ちるんだ。

特に俺はマルチタスクが苦手だし、物事をうまく整理して捌くのも苦手だから仕事がどんどん降ってくるとすごく焦る。

結果として、すぐに終わるタスクを後回しにしてしまう。すぐに終わる小さなタスクがたくさん残り、締切が増える。締切が増えると覚えきれなくなってしまい、締切超過が発生する。

締め切り超過が発生したことでそれを処理する必要に迫られ、同様に締め切りが近い、重要かつ時間がかかる作業に割ける時間が少なくなる。

結果として仕事の質が落ちる。

タスクリストの弱点をなくすために緊急度・重要度マトリクスを取り入れたのに、結局いままでと同じ、質の低い仕事しかできていないのである。

その原因は「真っ先に思いつく大変な仕事を片付けようとしている」からに他ならない。

緊急度・重要度マトリクスに加え『すぐ出来るか』の尺度を追加しよう

そこで俺が取り入れているのが緊急度・重要度に加えて『３０分以内に出来る/30分以上かかる』という分類。

というのも、どんなに簡単な事でも、溜まっているタスクが多いと人間の頭はパンクする。

『やること多いな・・・』と思いながら仕事をすると、能率が落ちる。

だから、基本的には重要度に関わらず、すぐに終わることは先に全て片付けてしまうのが正解。以下が例。

	緊急かつ重要	緊急かつ重要でない	緊急でなく重要	緊急でも重要でもない
すぐ終わる	・資料の修正 ・スケジュール確認 ・重要なメール返信 ・報告書の要約 ・書類に押印	顧客からのお礼状の返信	社員のミスについて指導する	書類整理
すぐ終わらない	新規事業の企画書作成	営業マニュアルの見直し	顧客満足度調査の実施	業務改善のための情報収集

このように、緊急度と重要度に加えてすぐに終わるかどうかの指標を取り入れる。

俺は個人的に３０分以内に終わるかどうかという基準を設定している。

例えば、簡単な資料の修正や、今日・今週のスケジュールをざっと確認するなど、数秒～数十分で終わるような仕事はすぐに終わらせるようにする。

また、部下から回ってきた書類に押印するような、すぐに終わるけど重要（やらないと部下の仕事が進まない）なども後回しにすると脳の容量を圧迫してしまう。

そして、すぐに終わるものを順番に実施していく。

大事なことはどれだけ緊急度が高くても、時間がかかる事は先にやらないこと。

簡単に出来るタスクを先に全て潰し込んでいくことで、余計なことを考えずに仕事を進められる。

更に効率化するために『部下に投げるタスク』枠も設けた

本当は発生した瞬間に、部下に投げられるタスクは全部投げるべきなんだけど、どうしてもすぐに投げられない時もある。

だから、俺は部下に投げることという枠も設けている。

こちらも横軸に『緊急度・需要度』の指標で分けている。こっちにはすぐ出来る/出来ないという軸は無い。

なぜならわざわざ人に投げるタスクは基本的にすぐ出来ること枠に入っているから。

大きなタスクを任せる時もあるが、極力細かいタスクに分けてぶん投げる。

まとめ：タスクに優先度をつけるのが難しいときは、緊急度・重要度に加え、「今すぐできる」「時間がかかる」という尺度を追加。部下に投げるタスクも用意し、効率化を図ろう。

仕事が終わらないのは本当に辛い。

タスクは無限に増え続けていくため、優先度を付けることが難しいからです。

俺の場合、緊急度・重要度に加えて「今すぐできる」「時間がかかる」という尺度を追加することで仕事の効率化を行った。

これにより、圧倒的に仕事がはかどるようになりました。

頭の中でいろいろなタスクの事を考える必要が無くなるから。

また、部下に投げるタスクを用意することで、自分がやるべきことを絞り込めるだけでなく、部下にもタスクを割り当てて業務を効率化することができる。

まとめると、仕事が終わらなくて辛いときには、緊急度・重要度マトリクスに加え、すぐに終わるかどうかの尺度を追加することで、仕事の優先順位を決め、効率的に仕事をこなすことができます。